Time Blocking: Il Metodo Definitivo per Gestire il Tuo Tempo

Il Time Blocking ha trasformato la mia vita da un caos di attività infinite a una giornata strutturata e produttiva. 

Ti sei mai sentito come se stessi correndo tutto il giorno inseguendo la tua lista di cose da fare, per poi crollare sul divano la sera chiedendoti dove sia andato a finire tutto il tuo tempo?

Benvenuto nel club degli “esausti ma non produttivi“. 

Un club con più iscritti di Netflix e palestre messe insieme, e con un tasso di abbandono decisamente più basso!

Sai qual è la cosa assurda? 

Passiamo anni a studiare materie complesse, ci alleniamo per ore ogni giorno per migliorare le nostre performance sportive, ma nessuno ci insegna davvero come gestire la risorsa più preziosa che abbiamo: il tempo.

Nel 2020, uno studio dell’Università di Stanford ha dimostrato che il multitasking riduce la produttività fino al 40%. 

Prova a immaginare: è come se ogni giorno decidessi deliberatamente di buttare via 3-4 ore. 

Follia, vero?

Eppure è quello che facciamo quotidianamente saltando da un’attività all’altra, interrompendoci continuamente per controllare notifiche, rispondere a messaggi o semplicemente divagare mentalmente.

Lascia che ti racconti cosa significa per me il Time Blocking: significa svegliarmi alle 5:00 del mattino (sì, hai letto bene) e completare tutto il lavoro e attività importanti entro le 15:00. 

Significa avere i pomeriggi e le sere libere per me stesso, la mia famiglia e i miei interessi.

Sembrano promesse da televendita notturna? Ti assicuro che non lo sono. È semplicemente il risultato di un sistema che ho perfezionato in tre anni di tentativi, errori e continui miglioramenti.

Pronto a scoprire come? 

Continua a leggere.

Il Time Blocking non è solo un’altra moda passeggera nel mondo della produttività. 

È un metodo di gestione del tempo che consiste nel suddividere la tua giornata in blocchi dedicati a specifiche attività.

“Lù, ma non è semplicemente fare una lista di cose da fare con orari?”

Non proprio. Nel Time Blocking, ogni minuto della tua giornata ha uno scopo preciso. 

Non si tratta solo di elencare le cose da fare, ma di decidere in anticipo quando esattamente le farai e per quanto tempo.

I principi fondamentali sono semplici:

1. Pianifica in anticipo: Dedica tempo alla fine di ogni settimana per pianificare quella successiva.
2. Blocca tempo per ogni attività: Niente è troppo piccolo o insignificante.
3. Rispetta i blocchi: Tratta ogni appuntamento con te stesso come tratteresti un appuntamento importante con qualcun altro.
4. Includi tutto: Non solo lavoro e studio, ma anche pasti, pause, tempo personale e relazioni.

Perché funziona particolarmente bene per studenti-atleti come me? 

Semplice: abbiamo vite complesse con molteplici ruoli e responsabilità. Il Time Blocking ci permette di dedicare la giusta attenzione a ciascun aspetto della nostra vita, senza che uno prevalga sugli altri.

Come dice Cal Newport, professore di informatica a Georgetown e autore di “Deep Work“:

“La produttività non riguarda il fare più cose; riguarda il fare le cose giuste con piena concentrazione.” – Cal Newport

E le neuroscienze confermano: il nostro cervello non è progettato per il multitasking. È progettato per periodi di profonda concentrazione seguiti da recupero.

In altre parole, il tuo cervello non è uno smartphone con 37 app aperte contemporaneamente. 

È più simile a un potente computer gaming che funziona meglio quando esegue un solo gioco alla volta ad altissima risoluzione!

Utilizzo il Time Blocking da circa 3 anni e, come per qualsiasi abilità, anche qui c’è stata una curva di apprendimento.

All’inizio, il mio approccio era timido e incompleto. 

Bloccavo solo le attività “importanti” come lo studio e gli allenamenti, lasciando ampi spazi vuoti nel calendario. 

Quei vuoti? Diventavano voragini dove il mio tempo scompariva misteriosamente, un po’ come i calzini nella lavatrice.

La mia giornata alla fine si ritrovava piena di buchi. 

E cosa facevo in quei buchi? Principalmente scrollavo feed social, controllavo email o mi perdevo in conversazioni non necessarie.

Poi è iniziata la fase di sperimentazione. 

Ho provato blocchi da 25 minuti (tecnica Pomodoro), blocchi da 90 minuti (basati sui cicli di sonno), blocchi da 30 minuti… 

Insomma, il mio calendario sembrava l’opera di un designer indeciso con un disturbo ossessivo-compulsivo.

La svolta è arrivata quando ho trovato il mio formato ideale:

55 minuti di focus + 5 minuti di pausa per ogni task importante.

Perché funziona? 

È abbastanza lungo da entrare veramente nello stato di flow, ma non così lungo da esaurire completamente la mia energia mentale.

Negli ultimi mesi, ho affinato ulteriormente il sistema, includendo nel mio calendario elementi che prima consideravo “scontati” o “automatici”:

• il risveglio consapevole
• tempo per le relazioni
• camminate nella natura
• momenti di qualità con la mia famiglia
• persino il tempo per… non fare nulla (sì, anche quello va pianificato!)

Il risultato? Una giornata che non sembra più un campo di battaglia, ma un flusso armonioso di attività significative.

Una parte fondamentale del Time Blocking è imparare a stimare correttamente il tempo necessario per ogni attività. 

È come con il cibo in frigorifero: se ne compri troppo va a male, se ne compri troppo poco rimani affamato.

Se dedichi troppo tempo a un’attività, la Legge di Parkinson entra in gioco: il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile. 

Finirai per procrastinare o riempire quegli spazi con distrazioni. 

È come dare due ore a un adolescente per riordinare la camera (sappiamo tutti che 1 ora e 45 minuti saranno spesi su TikTok).

D’altra parte, se ne dedichi troppo poco, ti ritroverai costantemente in ritardo, stressato e incapace di entrare davvero nello stato di flow. 

È come provare a guardare un film di 2 ore in 30 minuti: non solo è impossibile, ma ti rovinerà completamente l’esperienza.

Secondo la mia esperienza, 1 ora è un ottimo punto di partenza per la maggior parte delle attività.

Per quelle più complesse o impegnative, suggerisco di usare due blocchi da 1 ora consecutivi, con 50-55 minuti di lavoro profondo e 5-10 minuti di pausa attiva tra un blocco e l’altro.

Cos’è una pausa attiva? Non è scrollare Instagram (che è come dare cocaina al tuo cervello già affaticato). 

È alzarsi, fare stretching, qualche push-up, bere un bicchiere d’acqua o semplicemente guardare fuori dalla finestra.

Un consiglio extra? Nei primi 4 blocchi del mattino, quelli dedicati al “deep work”, niente telefono. 

Assolutamente niente. 

Basta uno sguardo al feed e sei fuori dal flusso più velocemente di quanto pensi.

Creare un sistema di Time Blocking non è come assemblare un mobile dell’IKEA, è molto più semplice e non ti avanzeranno viti misteriose alla fine!

Inizia identificando le tue priorità assolute. 

Per me sono:

1. Studio e crescita personale
2. Allenamento e salute fisica
3. Progetti creativi (blog, scrittura)
4. Relazioni significative

Una volta identificate, posiziona il lavoro più impegnativo mentalmente (deep work) nelle ore di massima energia. Per me, come per molti, queste ore sono al mattino presto.

Il mio schema tipico:

L’errore più comune? Includere solo le attività “produttive”. 

Il Time Blocking non riguarda solo il lavoro. Riguarda la vita nel suo insieme.

Blocca tempo per:

• Pasti (sì, meritano uno spazio dedicato)
• Spostamenti
• Preparazione al sonno
• Hobby e attività ricreative
• Momenti di connessione con i familiari

E ricordati di inserire dei “buffer” tra i blocchi importanti. 

La vita è imprevedibile ci saranno sempre sorprese, e non tutte piacevoli. 

Ho provato decine di app e strumenti per il Time Blocking. 

Alcune così complicate che necessitavano quasi di un corso universitario per essere usate correttamente.

Alla fine, lo strumento che ha vinto per semplicità ed efficacia è…rullo di tamburi… Google Calendar!

“Lù, ma davvero? Niente app sofisticate con intelligenza artificiale e notifiche olografiche?”

Niente di tutto ciò. 

Google Calendar è perfetto perché:

• È gratuito
• Compatibile con Notion
• Disponibile su tutti i dispositivi
• Puoi creare eventi ricorrenti per attività regolari
• Permette una visualizzazione chiara della tua giornata
• Puoi usare colori diversi per categorie diverse (io ad esempio uso il verde per studio e lavoro, il giallo per le attività sociali e il viola per il tempo dedicato a me stesso).

Come impostare un sistema efficace:

1. Crea calendari separati per diverse aree della tua vita
2. Usa blocchi ricorrenti per attività regolari
3. Imposta promemoria 5-10 minuti prima dell’inizio di ogni blocco
4. Riempi l’intera giornata, ma sii realistico

Per chi vuole qualcosa in più, negli ultimi due mesi sto testando Toggl Track in combinazione con Google Calendar. 

Mi permette di monitorare quanto tempo dedico effettivamente a ciascuna attività rispetto a quanto pianificato.

È come avere un personal trainer per la tua produttività che ti dice: 

“Ehi, pensavi di aver studiato 2 ore, ma in realtà sono stati 37 minuti effettivi e 83 minuti di stupide distrazioni!”

“Tutto molto bello, Lù, ma la vita reale non è così ordinata!”

Hai ragione. 

E qui viene la parte difficile: mantenere il sistema anche quando la vita decide di scompigliare le carte.

Come gestire le interruzioni inevitabili?

• Crea un protocollo per le emergenze: Definisci cosa costituisce un’emergenza che merita di interrompere un blocco.
• Comunica i tuoi “orari di non disponibilità”: Fai sapere a colleghi, amici e familiari quando sei in deep work.
• Usa il “parking lot“: Tieni un foglio dove annotare pensieri o idee che emergono durante un blocco, per riprenderli più tardi.

Cosa fare quando un blocco non va come previsto? 

Perché succederà, te lo garantisco con la stessa certezza con cui posso garantirti che alla fine di un allenamento di gambe vorrai un ascensore anche per salire un solo gradino.

Il segreto è la flessibilità all’interno della struttura:se finisci un’attività in anticipo, puoi partire subito con il blocco successivo oppure concederti una mini-pausa. 

Se invece non riesci a concludere in tempo, chiediti se è davvero essenziale finirla subito o se può aspettare. 

Un trucco che mi ha salvato spesso? Tenere sempre un blocco “jolly” nella giornata, così da avere margine per recuperare eventuali ritardi.

Come adattare il sistema alle giornate non standard? 

La disciplina a lungo termine è la sfida più grande. 

Per questo, consiglio di:

• Celebrare i successi, anche piccoli
• Fare una revisione settimanale del sistema
• Non cercare la perfezione, ma il miglioramento continuo
• Ricordarsi perché lo si sta facendo (nel mio caso: avere più tempo libero di qualità)

Pronto a iniziare?

Ecco come creare il tuo primo calendario Time Blocking:

Passo 1: Fai un audit del tuo tempo attuale

Prima di pianificare dove vuoi andare, devi sapere dove ti trovi. 

Per una settimana, annota come spendi realmente il tuo tempo, ora per ora. Sarà una rivelazione più scioccante della tua prima bolletta del gas in inverno ; )

Passo 2: Identifica le tue priorità

Scrivi le 3-5 aree più importanti della tua vita a cui vuoi dedicare tempo di qualità. 

Sii onesto con te stesso.

Passo 3: Crea il tuo primo template

Inizia con un giorno, non con un’intera settimana. 

Ecco un esempio semplificato:

Passo 4: Testa, valuta, adatta

Le prime due settimane saranno un periodo di adattamento. Non sarà perfetto e va bene così! 

Prendi appunti su cosa funziona e cosa no.

Suggerimenti per la fase di transizione:

• Prevedi buffer per gli imprevisti
• Sii realistico con i tempi di transizione tra attività
• Non essere troppo duro con te stesso quando il piano salta
• Inizia gradualmente: non riempire subito ogni minuto della giornata

Il Time Blocking non è solo un sistema di produttività. È un modo per riprendere il controllo della tua vita, minuto dopo minuto.

Non è perfetto, non è infallibile, ma è infinitamente migliore che lasciare il tuo tempo più prezioso alla mercé di notifiche, interruzioni e imprevisti.

Il mio invito è semplice: prova il Time Blocking per 7 giorni. 

Non per diventare una macchina da produttività, ma per scoprire quanto tempo puoi realmente recuperare per ciò che conta davvero.

Come diceva Seneca: 

“Non è che abbiamo poco tempo, ma che ne sprechiamo molto.” – Seneca

E se vuoi rendere il tuo Time Blocking ancora più efficace, dai un’occhiata al mio articolo sul Minimalismo Digitale. 

Perché anche il miglior sistema di gestione del tempo crolla di fronte a distrazioni digitali continue!

Stay focused.

Un abbraccio,

Luca

PS: Se vuoi ricevere il PDF “Supera i Tuoi Limiti in 30 Giorni” con sfide giornaliere per migliorare la tua resilienza, seguimi su Instagram e scrivimi in DM “Limiti”.

Grande Notizia! Ho pubblicato un video su YouTube dove esploro e mostro nei dettagli la mia (vecchia) routine mattutina.

Non perderlo!

A presto,

Luca